ઈ-મેલ મોકલતી વખતે ધ્યાનમાં રાખો આ 10 જરૂરી બાબતો

ઈ-મેલ નો ઉપયોગ આપણે બધા જ કરતા હોઈ છે. ઈ-મેલ નો આપણે પર્સનલ અને પ્રોફેસનલ કામ માટે ઉપયોગ કરતા હોઈ છે. પર્સનલ ઈ-મેલ તમે તમારા દોસ્તોને ક્યાં તો પછી કોઈ પણ વ્યક્તિને મોકલી શકો છો. જયારે પ્રોફેસનલ ઈ-મેલ એ તમારા કામ સાથે જોડાયેલી બાબત માટે જ હોઈ છે.

ઈ-મેલ કરતા પહેલા આપણે વધુ વિચારતા નથી. પરંતુ ઈ-મેલ કરવા માટે પણ કેટલીક રીતો હોઈ છે. એક સારા ઈ-મેલ માટે તમારે કેટલીક પદ્ધતિ અપનાવવી પડે છે. ખાસ કરીને જયારે તમે પ્રોફેસનલ કામ માટે ઈ-મેલ નો ઉપયોગ કરતા હોવ.

તો જુઓ એવી કેટલીક પદ્ધતિ જે તમારા ઈ-મેલ માટે કારગર સાબિત થઇ શકે છે...

ધ્યાનથી પસંદ કરો સબ્જેકટ લાઈન

ઈ-મેલ મોકલતી વખતે સબ્જેકટ લાઈન ઘણી જ અગત્ય ની હોઈ છે. જેનાથી સામેવાળી વ્યક્તિને તમારા મેલ વિશેની જાણકારી મળી શકે છે.

સાચા શબ્દનો ઉપયોગ

તમારા મેલમાં સાચા શબ્દનો ઉપયોગ કરો જેમ કે Mr. , Ms. કે Mrs. પછી પ્રોફેસનલ રીતે Sir કે Madam જેવા શબ્દનો ઉપયોગ પણ કરી શકો છો.

સ્પેલિંગ ચેક કરો

ઈ-મેલ મોકલતી વખતે સ્પેલિંગ હમેશા ચેક કરો.

વાતચિત થી કરો શરૂઆત

હંમેશા વાતચિત થી શરૂઆત કરો જેમાં તમે સામેવાળી વ્યક્તિનો હાલ-ચાલ પૂછીને શરૂઆત કરી શકો છો.

સીધી વાત કરો

ઈ-મેલ હંમેશા સીધી વાત કરો મુદ્દાની વાતને વારમવાર ફેરવો નહી.

જરૂરી હોઈ ત્યારે જ રીપ્લાઈ ઔલ કરો

જયારે મેલમાં વધારે લોકો હોઈ ત્યારે રીપ્લાઈ ઔલ કરતા પહેલા વિચારો, જેને લાગતો વળગતો હોઈ તેને જ મેલ મોકલો.

ભાષા

મેલમાં સાચી ભાષાનો જ ઉપયોગ કરો. તૂટી ફૂટી અંગ્રેજીનો ઉપયોગ કદી પણ ના કરો.

દરેક વખતે રીપ્લાઈ કરવો જરૂરી નથી

દરેક વખતે મેલનો રીપ્લાઈ કરવો જરૂરી નથી.

મેલમાં લખો થેન્ક્સ

તમારા મેલમાં Thanks, Regards જેવા શબ્દનો ઉપયોગ ચોક્કસ કરો.

તમારું નામ ચોક્કસ લખો

ઈ-મેલમાં તમારું નામ ચોક્કસ લખવાનું રાખો.

English summary

We all send emails once in a while. We send personal emails and we send professional emails. The personal ones and professional emails are very different. Here are some email etiquette we should follow.